Introducción
Aunque MS Word cuenta con un asistente de combinación de correspondencia, es mucho más cómodo, rápido y flexible utilizar los botones que ofrece en la pestaña Correspondencia de la cinta de opciones.
En la siguiente imagen he numerado los botones que se utilizan de forma habitual y que se corresponden con los pasos a seguir descritos a continuación.
Iniciar combinación de correspondencia
En primer lugar debes seleccionar el tipo de documento que vas a utilizar como plantilla de combinación: Carta, sobres, etiquetas, directorio (sirve para generar listados) o correo electrónico.
En combinaciones de tipo etiqueta o sobre además habrá que que indicar el modelo ( etiqueta APLI 1274… sobre B6..).
En la siguiente captura se muestra la selección de una etiqueta de tipo APLI
Seleccionar destinatarios
En segundo lugar debes seleccionar el archivo que vas a utilizar como base de datos.
Las extensiones de archivo más habituales son : csv, txt, xls, xlsx, doc, docx o mdb.
En este ejemplo, tal y como se muestra en la siguiente imagen, he utilizado el archivo llamado «Biblioteca.txt»
Editar lista de destinatarios
Sirve para filtrar los registros de la base de datos que se van a utilizar en la combinación, por ejemplo, personas de la provincia de A Coruña.
También puedes ordenar los registros. El criterio de ordenación que apliques modifica el orden en el que se mostrarán los registros en el documento combinado.
Insertar campos combinados
Una vez establecida la conexión a la base de datos y filtrados y ordenados los registros se insertan los campos de combinación en el documento.
Si se trata de una combinación de etiquetas solo es necesario insertarlos en la primera etiqueta
Actualizar etiquetas
Este botón, como su nombre indica, solo se utilizará cuando tengas que realizar una combinación de correspondencia de tipo etiquetas
Al pulsar este botón se copian y pegan de forma automática los campos insertados en la primera etiqueta en el resto de etiquetas
El botón “Reglas” permite automatizar determinadas acciones, por ejemplo, crear un saludo personalizado en función del sexo, o tal y como se muestra en la siguiente imagen indicar si un libro incluye gastos de envío gratis a partir de un determinado importe.
Finalizar y combinar
Se combina el documento, para ello debes utilizar la opción “Editar documentos individuales…”
Se combinarán solo aquellos registros que cumplen con los criterios del filtro aplicado anteriormente en el paso Editar lista de destinatarios. Como es lógico si no se aplica ningún filtro se combinarán todos los registros de la base de datos.
En el menú emergente se pueden seleccionar las opciones:
- “Todos”: Combina todos los registros que cumplen con el filtro aplicado en el paso Editar lista de destinatarios. Si no se ha aplicado ningún filtro combina todos los registros de la base de datos.
- “Registro actual”: Se refiere al registro que aparece seleccionado en el selector de registros y que se puede ver a través del botón Vista previa de resultados.
- “Desde – Hasta”: Permite seleccionar un subconjunto de registros dentro del conjunto filtrado en la opción Editar lista de destinatarios o de toda la base de datos si no se ha realizado ningún filtro.
